Comment organiser l’assemblée générale d’une association ?

Qu’il s’agisse d’une association caritative, sportive, culturelle ou à but non lucratif, la tenue d’une assemblée générale est essentielle pour son fonctionnement. En effet, c’est le cadre majeur où sont prises les décisions importantes liées à la gestion de la structure.

Si les dispositions statutaires fixent généralement les modalités d’organisation de l’assemblée générale d’une association, la maîtrise de certains points permettra de la mener à bien. En effet, toute organisation dans des conditions irrégulières pourrait entraîner son invalidation.

Gérer les convocations des membres de l’association

La première étape pour réussir l’organisation d’une assemblée générale d’une association consiste à lancer une convocation pour y inviter les différents participants. En général, tous les membres devraient y être invités. Toutefois, les dispositions statutaires (statuts et règlements intérieurs) peuvent prévoir expressément la mise à l’écart de certains membres.

Idéalement, la convocation doit être émise et transmise aux membres 15 à 30 jours minimum à l’avance. Ce délai minimal permettra aux participants de prendre soigneusement connaissance des différents points à l’ordre du jour et d’analyser efficacement les documents qui y sont annexés.

Plusieurs canaux de convocation sont utilisables, dont le courrier postal ou électronique, l’annonce sur le site de l’association, le communiqué de presse, etc. Si vous souhaitez dématérialiser l’assemblée générale de votre association, vous pourrez également transmettre vos convocations en ligne. Il pourra s’agir d’une assemblée générale en visioconférence.

Idéalement, la convocation devra mentionner la date de l’assemblée, le lieu et l’heure sans oublier l’ordre du jour et être dûment signée par le chargé.

Gérer le déroulement de l’assemblée générale

Dès l’annonce de l’ouverture de la séance et des mots de bienvenue d’usage, vous devrez introduire une liste de présence. Bien qu’elle ne soit pas nécessaire, elle permet de vérifier facilement l’atteinte ou non du quorum et de la majorité définis par les statuts. En situation de dématérialisation, il est possible de recourir à la signature électronique.

Vous devrez ensuite procéder à la désignation du présidium dans le cas où les textes ne l’auraient pas expressément prévu. Au travers d’un président de séance, d’un secrétaire et de scrutateurs, le présidium sera chargé de la direction de l’assemblée générale. Il faudra aussi définir le mode de scrutin pour les votes à effectuer. Dans le cas d’une assemblée générale en visioconférence, le vote en ligne sera retenu.

Lorsque le quorum des présences est atteint, la séance pourra se poursuivre avec la lecture de l’ordre du jour. En abordant le sujet proprement dit, présentez les différents rapports d’activité de l’association puis celui des finances pour le nouveau budget.

Parlez clairement des nouvelles décisions aux membres et laissez-les réfléchir afin qu’ils puissent exprimer leurs appréhensions. Vous pourrez alors passer au vote. Le pouvoir et le vote en ligne restent des options qui pourront grandement faciliter le déroulement de l’assemblée générale de l’association.

Rédiger un procès-verbal

Il est indispensable que l’assemblée générale de l’association fasse l’objet d’un procès-verbal. Ce document servira de compte rendu de la séance et d’archives pour les prochaines rencontres. Son principal rôle sera de mentionner les problèmes traités durant la séance et de communiquer les différentes résolutions prises.

L’ensemble des décisions votées et adoptées durant l’assemblée doit être mentionné dans le procès-verbal. Toutefois, il faut préciser qu’il doit être rédigé dans les règles de l’art sous peine d’être annulé.