Externalisation de la mise sous pli : quels sont les réels avantages ?
La mise sous pli est une tâche d’une grande importance pour les entreprises afin d’assurer un bon déroulement de leurs activités. Cette tâche s’avère être indispensable pour faciliter l’envoi de courriers en nombre. Elle consiste à mettre dans une enveloppe différents types de documents importants comme les brochures, les catalogues, les magazines, le bulletin de paie… Il faut dire que cette tâche reste compliquée et chronophage, surtout les grandes structures, car elle peut porter sur des centaines et même des milliers de lettres. Pour se faciliter la vie, bon nombre d’entreprises confient la mise sous pli à une entreprise tierce. Quels avantages d’opter pour cette solution d’externalisation ?
Plus de rapidité et de précision
La mise sous pli externalisée semble être la meilleure solution qui soit pour la plupart des entreprises. Actuellement, les entreprises prestataires utilisent des moyens efficaces tout en adoptant une très bonne organisation pour mener à bien leurs missions de mise sous pli.
Il faut dire que c’est une option adaptée pour les entreprises qui ont coutume d’envoyer un gros volume de courriers, marketing ou transactionnels. Généralement, les prestataires emploient des systèmes innovants pour optimiser cette tâche tout en assurant la vitesse de traitement et la précision. L’automatisation leur permet également d’éviter les erreurs.
En réalité, chaque enveloppe doit être envoyée à son destinataire. En cas d’erreurs, le donneur d’ordre peut s’attendre à des plaintes de ses clients. Il fera aussi face à des soucis de conformité. Ce serait encore pire si le courrier en question était un bilan de santé privé ou même un relevé de compte. Si celui-ci est envoyé à la mauvaise personne, l’entreprise donneur d’ordre serait le responsable de la violation des réglementations concernant la sécurité et la vie privée. L’imprécision pourrait encore induire à un coût de renvoi des courriers en cas d’erreurs. Pour éviter tout cela, l’idéal serait de confier cette tâche à la fois délicate et chronophage à des spécialistes du domaine.
Profiter d’un service sur-mesure et d’équipements de pointe
Les entreprises, qu’elles soient TPE, PME ou grand compte, sont nombreuses à se tourner vers une société spécialisée pour la mise sous pli de leurs courriers. Cette préférence s’explique, également par ses services sur-mesure pouvant répondre aux besoins de chaque entreprise peu importe le volume de courriers à envoyer.
Certes, chaque sous-traitant peut avoir chacun ses propres propositions, mais en général, la mise sous pli peut inclure plusieurs services tels que l’impression des documents, l’approvisionnement d’enveloppes, la gestion de retraits, la mise sous pli incluant l’affranchissement du courrier et l’envoi. Leurs offres peuvent aussi être bien flexibles puisqu’il est possible de leur confier des missions d’une manière ponctuelle ou à l’année.
L’efficacité des prestations des sous-traitants repose également sur l’usage de moyens techniques innovants. Ils utilisent souvent des machines spécialement conçues pour la mise sous pli, leur offrant en effet la possibilité de réaliser leurs missions avec efficacité.
Amélioration de la production en interne
Comme affirmé précédemment, le fait de confier la mise sous pli des courriers à un prestataire spécialisé permet de bénéficier d’une prestation sur mesure. Les travaux sont réalisés avec précision. C’est l’assurance d’un travail bien fait et d’un gain de temps conséquent. Les risques d’erreurs seront réduits. Souvent, les erreurs peuvent survenir si les tâches sont réalisées en interne. Il faut dire qu’elles peuvent engendrer de nombreux problèmes pour l’entreprise.
L’externalisation de la mise sous pli épargne les collaborateurs de ces risques. Ce qui leur permet d’être motivés et déterminés à être plus productifs. Ils peuvent travailler quotidiennement loin du stress. Toutefois, il est important de trouver une entreprise externe fiable pour réaliser la mise sous pli de ses courriers.
