Comment bien préparer votre réunion en visio-conférence ?

Comment bien préparer votre réunion en visio-conférence ?

Dans un air où tout s’est très vite dématérialisé, les réunions en ligne sont de plus en plus fréquentes et de plus en plus de personnes se mettent à la visioconférence. Ce nouveau mode de fonctionnement est synonyme de nouvelle organisation et de nouvelles méthodes à ancrées au sein des entreprises. Nous chercherons ici à savoir de quelle façon peut-on, au mieux, mettre en place des réunions en visioconférence.

Pour préparer votre visioconférence plusieurs critères nécessaires sont à respecter tels que ceux cités dans cet article.

La qualité de votre visionconférence

Pour ce qui est de la qualité vous devez d’une part penser à l’image mais bien sûr aussi au son. Pour ce qui est de l’image éviter de vous mettre en contre-jour, positionnez vous face à une source de lumière et essayez d’avoir un fond le plus neutre et soigné possible. Pour ce qui est du son, évitez la pollution sonore et installez-vous dans un endroit calme où vous savez que vous ne serez pas dérangé. Sachez qu’une grande partie de la réussite d’une réunion en visio (en visio / visioconférence) provient bien souvent de la qualité de la vidéo et du son.

La connexion réseau

Pour que tous vos propos soient intelligibles durant votre réunion il faudra une connexion Internet correcte et stable. Le mieux pour vous serait de vous brancher à un câble Ethernet ou encore de demander aux personnes vivant avec vous de ne pas utiliser Internet durant votre visioconférence pour que vous puissiez avoir un débit suffisant.

Préparer ses supports en amont

Il faudra ouvrir vos supports et les garder à disposition avant que la réunion ne débute pour ne pas faire perdre de temps à vos collaborateurs. Pense également à ouvrir un document Word ou un bloc-notes pour prendre des notes efficacement lorsque quelqu’un fera une remarque ou prendra la parole.

Encore plus d’organisation de votre visioconférence

En effet, il ne faut pas se laisser duper par l’ambiance cocooning que peut vous procurer votre maison, une réunion de travail au bureau nécessite de la rigueur, du professionnalisme et de l’organisation, alors il en va de même pour les réunions en visioconférence.

En réalité, il est nécessaire de faire preuve d’encore plus de professionnalisme et de rigueur lorsqu’on assiste à une réunion en ligne. En effet, une petite erreur pourra plus facilement passer dans une réunion physique, alors qu’à distance, que ce soit le cas ou non, on partira du principe que vous avez eu plus de temps pour réaliser votre projet et les erreurs seront beaucoup moins pardonnables.

Il faudra notamment penser à laisser la parole à chaque intervenant présent ainsi qu’à réaliser un compte-rendu de fin de réunion pour être sur d’avoir été assez clair durant cette dernière.

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