Secrétariat médical : quelles bonnes raisons de l’externaliser ?

Un service de télésecrétariat médical est un réel garant de la relation patient entre les professionnels de santé et leurs patients. En clinique, en cabinet médical ou à l’hôpital, cette solution présente bien des intérêts. En effet, son externalisation reste l’option la plus adaptée pour bénéficier d’une permanence téléphonique et d’une optimisation des prises de rendez-vous de qualité. Les détails ci-après pour de plus amples informations.

Pour optimiser l’organisation générale de son cabinet médical ou sa clinique

L’organisation d’un cabinet médical va souvent de pair avec la qualité des soins. D’où l’importance de penser à déléguer le service de secrétariat médical de sa structure à des professionnels en la matière. D’ailleurs, il est même possible de confier cette mission à des prestataires spécialistes en télésecrétariat médical à Madagascar. Ils sont constitués d’experts en accueil téléphonique tout en étant familiers avec l’environnement médical. Cette solution produit un impact positif sur l’organisation globale du cabinet en plus d’avoir un contrôle sur les coûts qui y sont associés. En sus, le télésecrétariat médical agit également sur le quotidien des collaborateurs travaillant en interne au cabinet en les délestant de certaines tâches.

D’autant plus qu’avec l’évolution des nouvelles technologies, les prestataires de service de télésecrétariat médical mettent à disposition des professionnels de santé des outils et méthodes derniers cris. À l’exemple des agendas médicaux en ligne, des plateformes de prise de rendez-vous en ligne, de la téléconsultation, ou du carnet de santé dématérialisé entre autres. Tous ces éléments sont en synergie afin d’offrir une meilleure organisation d’un cabinet, d’une clinique, etc. au quotidien.

Pour gérer efficacement l’accueil téléphonique du cabinet

De toute évidence, l’accueil téléphonique des patients s’avère crucial pour les professionnels de santé. Dans cette optique, il doit être bien traité afin de créer une bonne image du cabinet entre autres. En sus, sa bonne gestion contribue également à la fidélisation de la patientèle, mais aussi de pouvoir acquérir de nouveaux patients après une première prise de rendez-vous.

Il faut dire que son externalisation permet à la structure de gagner beaucoup de temps puisque le médecin n’aura plus à gérer les appels. Il aura davantage de temps à consacrer à la prise en charge plus efficace de ses patients et même pour s’occuper de nouvelles consultations. En effet, comme évoquée précédemment, la gestion optimale du télésecrétariat médical est réalisée par des professionnels du milieu avec le concours de plateformes et logiciels médicaux innovants…

Un agenda médical pour la gestion des prises de rendez-vous

L’agenda médical est largement employé et particulièrement apprécié par les professionnels de santé. C’est en l’occurrence un réel outil complémentaire très utilisé par les télésecrétaires. Bien qu’il ne vienne pas en remplacement à un service d’accueil téléphonique, son utilisation facilite la consultation du planning du médecin. À titre d’information, un tiers des appels concerne souvent une demande de rendez-vous. Tandis que les autres motifs se rapportent généralement aux urgences, au suivi des patients ou à des demandes administratives.

Ce qui explique la complémentarité de l’agenda médical et de l’accueil téléphonique pour la gestion des rendez-vous. C’est en plus une option qui permettra aux patients de profiter d’une expérience positive. Ils ont en effet la possibilité de contacter le cabinet par plusieurs canaux. Actuellement, les prestataires proposent des plateformes de prise de rendez-vous comme Maiia ou Doctolib en plus des rendez-vous par téléphone. Ces solutions déchargent réellement le médecin et ses collaborateurs de la gestion administrative des patients.

De nombreuses autres tâches au profit des professionnels de santé

Opter pour le télésecrétariat médical optimise sans aucun doute l’accueil téléphonique des patients sur quasiment toutes les coutures. Mais en plus des prises de rendez-vous et de la gestion de l’agenda médical, un service de télésecrétariat est aussi en mesure d’assurer :

• la fidélisation des patients ;
• l’identification des urgences médicales selon les consignes préétablies ;
• la réalisation des tâches administratives (retranscription de comptes rendus médicaux d’après des notes ou des fichiers audios, envoi et réception de fax…) ;
• etc.