Comment optimiser la planification de votre espace de bureau

Vous et vos employés passerez au moins 40 heures par semaine (et environ 2 000 heures par an !) au bureau. La façon dont vous organisez l’espace entre ces quatre murs peut avoir une incidence non seulement sur l’esthétique, mais aussi sur le confort et la quantité de travail.

La modification de l’aménagement de votre bureau ne se limite pas à l’utilisation efficace du lieu de travail. Des études montrent que l’aménagement des bureaux et d’autres facteurs environnementaux ont une incidence sur le bien-être, la réussite financière et la productivité des employés. Un bureau mal conçu peut entraîner « un niveau de stress plus élevé, des désaccords émotionnels entre les services, du ressentiment au sein de l’entreprise, des chamailleries entre employés, des problèmes de santé mentale, de l’anxiété et même des problèmes physiques tels que des maux de dos et une diminution de la vision », écrit Jeff Pochepan pour Inc.com. Cependant, une bonne utilisation de l’espace de bureau peut favoriser la collaboration, générer des sentiments de confort et de calme, fournir aux employés leur propre espace et promouvoir la productivité.

Pour planifier l’aménagement de votre espace de bureau, il ne suffit pas de réorganiser certains bureaux. Soyez prêt à choisir le mobilier, à manipuler l’éclairage, à laisser volontairement une partie de l’espace libre et à acheter des décorations. Que vous déménagiez dans un tout nouvel endroit ou que votre espace actuel ait simplement besoin d’être modifié, vous êtes au bon endroit pour apprendre à créer un environnement idéal pour votre entreprise. Voici ce que vous devez savoir pour optimiser l’agencement de vos bureaux avant de faire des achats ou de faire appel à un professionnel de l’aménagement.

Se débarrasser des meubles inconfortables

Avant d’arranger les meubles, demandez-vous s’il est même judicieux de les conserver. Les meubles anciens ou mal fabriqués peuvent causer des problèmes de santé aux employés, tels que des douleurs dorsales, le syndrome du canal carpien, des migraines et des troubles oculaires. Trouver des chaises de bureau ergonomiques est un excellent point de départ. Recherchez des chaises qui comportent des accoudoirs différents, des mécanismes de pivotement, des réglages en hauteur, en largeur et en profondeur, un soutien lombaire et un matériau rembourré. Si le fait de moderniser le mobilier ou d’opter pour quelque chose de plus cher peut vous coûter cher au départ, cela évitera à vos employés de souffrir et de payer des soins de santé plus tard.

3. Privilégier la variété

Il n’existe pas de solution unique, vous devrez donc tenir compte des caractéristiques de l’espace, des besoins de vos employés et des particularités de votre entreprise. Pour vous aider, n’hésitez pas à faire appel à un professionnel de l’agencement professionnel. Cependant, chaque installation de bureau doit privilégier la variété. « La création d’environnements de travail différents dans un même bureau apporte une grande flexibilité », a déclaré Warren Bricknell, directeur général de Dale Office Interiors et copropriétaire de Scaletronic. « Avoir des zones de calme, des zones de collaboration et parfois même des zones de jeux peut vraiment aider les employés à donner le meilleur d’eux-mêmes. Il s’agit d’avoir le choix de travailler de la manière qui convient le mieux à la tâche à accomplir ».

Prenez note des exigences technologiques.

Avant de commencer à éloigner involontairement les bureaux des prises téléphoniques auxquelles les employés doivent accéder, fixez un moment pour discuter avec votre service informatique ou votre chef de l’ingénierie de la meilleure façon d’aménager l’espace pour que chacun puisse accéder à la technologie dont il a besoin. Tenez compte de facteurs tels que l’emplacement des imprimantes, le stockage de la technologie, la proximité des prises, les routeurs wifi et l’espace pour les projecteurs et les écrans.

Faites participer vos employés au processus.

Les recherches indiquent que les employés éprouvent une plus grande satisfaction au travail lorsque les responsables leur permettent de contrôler l’aménagement de leur propre espace de travail ou de choisir l’endroit où ils veulent travailler. Il peut s’agir de laisser votre personnel disposer le mobilier comme il le souhaite dans ses bureaux ou commander le type de mobilier qu’il souhaite ; ou encore, il peut s’agir de leur donner plusieurs options pour les espaces de travail dans l’ensemble de l’immeuble de bureaux. Par exemple, un employé peut souhaiter répondre à ses courriels dans une cabine téléphonique privée le matin, mais s’aventurer dans un espace partagé pour collaborer avec ses collègues l’après-midi.

Pour conclure, il peut être tentant de rentrer le plus de meubles possible dans votre bureau, mais cela peut être visuellement accablant et rendre les déplacements dans le bureau difficile.